Οργάνωση και Παραγωγικότητα

Ίσως η κατάσταση που περιγράφω να είναι γνωστή σε πολλούς: Δευτέρα πρωϊ, φτάνεις στο γραφείο μετά από ένα Σαββατοκύριακο γεμάτο (και αυτό) υποχρεώσεις προς την οικογένεια, τα παιδιά, φίλους, γάμους, κοινωνικές εκδηλώσεις κλπ.

Ανοίγεις το PC και -ποταμός!- κατεβαίνουν τα δεκάδες e-mails που σε περίμεναν στο σέρβερ. Τα τηλέφωνα έχουν ήδη αρχίσει να χτυπάνε, οι συνάδελφοι να μπαίνουν απρόσκλητοι στο γραφείο σου για σχολιασμό του Σαβ/κου, ή (ακόμη χειρότερα) για επείγουσες εργασίες που εκκρεμούν από την περασμένη ήδη εβδομάδα, ή για το meeting που ξεκινάει σε λίγο.

Όλοι και όλα ζητούν ένα πράγμα: το χρόνο σου! Πριν έρθει το μεσημέρι, την ώρα που πας να δώσεις στον εαυτό σου 10 λεπτά για ένα σάντουϊτς, νιώθεις ήδη κουρασμένος, σαν να έχει γεμίσει ήδη η υπόλοιπη εβδομάδα με υποχρεώσεις.

Σύμφωνα με τον David Allen, αυτό είναι το "Σιωπηλό Τραύμα" των σύγχρονων εργατών γνώσης. Οι καθημερινές, μικρές και μεγάλες εργασίες, είναι αυτές που καθορίζουν τις προτεραιότητες μας, όχι ανάλογα με το ποιες είναι οι πιό σημαντικές, αλλά με το ποιές θα "σκεπάσουν" χρονικά τις προηγούμενες.

Και αυτή είναι η πρόκληση που έχουμε στην καθημερινή μας ζωή: Όχι να διαχειριζόμαστε το χρόνο μας, αλλά να διατηρούμε την εστίαση στους στόχους μας. Τα πράγματα που έχουμε να κάνουμε είναι πάντα περισσότερα από το χρόνο που διαθέτουμε.

Το κυρίως πρόβλημα είναι ότι θέλουμε να τελειώνουμε όσα αρχίζουμε. Το περισσότερο στρες που νιώθουμε δεν προέρχεται από την αίσθηση ότι έχουμε πολλά να κάνουμε. Έρχεται από το ότι δεν έχουμε τελειώσει όσα αρχίσαμε. Από το ότι έχουμε ανοιχτά θέματα με τον εαυτό μας και τους άλλους. Η λύση βρίσκεται σε μια ΜΕΘΟΔΟ που θα μας επιτρέψει να ανοίγουμε μόνο τα θέματα που έχουν άμεση σχέση με τους στόχους μας, και να κρατάμε κλειστά για αργότερα (ή για πάντα) τα υπόλοιπα.

Από την άλλη, έχουμε στη διάθεσή μας (στο γραφείο, αλλά πολλοί και στο σπίτι) έναν προσωπικό υπολογιστή, με λογισμικό (πχ. Office) που υποτίθεται ότι έχει σκοπό να μας διευκολύνει σε όλα αυτά. Να οργανώσουμε το χρόνο μας. Να διαχειριστούμε τις επαφές μας. Να παρακολουθούμε τις εργασίες μας. Να φιλτράρουμε τα ραντεβού μας......

Αλλά δεν τα καταφέρνει αποτελεσματικά. Δεν φταίει το λογισμικό! Οι εφαρμογές (κυρίως του Office) έχουν τη δυνατότητα να δουλέψουν αποτελεσματικά για εμάς. Κανείς όμως δεν μας έχει δείξει τον τρόπο. Οι περισσότεροι εργάτες γνώσης είναι αυτοδίδακτοι στο Office. Ακόμη και οι εκπαιδεύσεις που οργανώνουν οι εταιρείες όμως για τα στελέχη τους στο να μάθουν να χρησιμοποιούν αυτό το λογισμικό, δεν είναι προσεκτικά σχεδιασμένες.

Ποιό είναι το πρόβλημα με την επιχειρησιακή εκπαίδευση σχετικά με τις εφαρμογές γραφείου? Κυρίως, είναι το ότι εστιάζουν στις δυνατότητες και τα χαρακτηριστικά της εφαρμογής, και όχι στο πως οι εκπαιδευόμενοι θα χρησιμοποιήσουν τη συγκεκριμένη εφαρμογή για τις ΔΙΚΕΣ ΤΟΥΣ ανάγκες παραγωγικότητας. Το αποτέλεσμα είναι να φεύγουν τα στελέχη από μια εκπαίδευση που έχει παρουσιάσει όλες τις δυνατότητες μιας εφαρμογής, και την επόμενη μέρα να χρησιμοποιούν την εφαρμογή (πχ. Outlook) με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που τη χρησιμοποιούσαν και πριν από την εκπαίδευση.

Τα οφέλη που μπορεί να έχει μια επιχείρηση από τη σωστή προετοιμασία των εκπαιδεύσεων των στελεχών της είναι τεράστια. Μια αύξηση της καθημερινής παραγωγικότητας, ακόμη και σε ένα μικρό ποσοστό, μπορεί να αποδώσει οφέλη, όχι μόνο ποσοτικά, αλλά και ποιοτικά, αφού τα στελέχη της εταιρείας θα μπορούν να εστιάσουν τις καθημερινές τους δραστηριότητες με πιό καθαρό μυαλό, στο Νο. 1 κεφάλαιο της εταιρείας: τους πελάτες!

Σκοπεύω στο εξής να αφιερώσω ένα μεγάλο μέρος τη δραστηριότητάς μου στην καλύτερη οργάνωση τέτοιων εκπαιδεύσεων, αλλά και σε συμβουλές Προσωπικής Οργάνωσης και Παραγωγικότητας (ΠΟΠ) που προέρχονται από την εμπειρία της ζωής μέσα στις επιχειρήσεις.